Papierloses Büro oder auch der K(r)ampf mit den DMS Tools

Liebe Gemeide,

wie Ihr ja sicher in dem einen oder anderen Thread mitbekommen habt bin ich gerade dabei mein Büro auf DMS umzustellen. (Dokumenten Management System). Diese Papierberge und das wegsortieren gehen mir inziwschen gehörig auf die Nüsse.

Dazu habe ich mir einen Fujitsu Scansnap IX500 Scanner zugelegt mit dem ich nun bis zu 50 Seiten Problemlos einscannen kann, und das vom simplen Kassenbin aus Thermopaier bis hin zu Zeitungsartikel. Der Scanner scannt duplex, also auf beiden Seiten.

Ich bin aktuell noch in der Testphase was eine Software angeht mir der man die ganzen Dokumente in einer Datenbank speichert und dann einfach nach den Gewünschten Schlagworten sucht und dann die Dokumente angeboten bekommt.

Zu Auswahl standen bisher folgende Produkte:

- Bitfarm Archiv
- ecoDMS
- Office-n-PDF
- Office Manager


Nun bin ich aktuell dabei Office-n-PDF zu testen, die Produkte Bitfarm und eco-DMS sind erstmal raus da zu "groß" und nicht kompatibel mit dem Scanner (die Produkte nutzen die TWAN Schnittstelle welcher der IX500 nicht hat...)

Ich werde weiter darüber berichten

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Von eco-DMS gibt es auch eine Testversion. Habe gerade noch meine Strom- und Gasrechnungen abgelegt. Ich bin zufrieden damit.
Schön ist auch, dass man sich vorlagen für OCR definieren kann. Damit werden Dokumente automatisch erkannt und Daten für die Klassifizierung extrahiert (z.B. war es eine Rechnung? Wenn ja von wem? Rechnungsdatum? ...). Im günstigsten Fall brauchst Du nach dem Scan nichts mehr zu machen.

Carlos

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Habe mir ecoDMS gekauft...
Linux Server funktioniert schon nicht so einfach auf meinem Debian Server...da ich postSQL schon installiert habe und da kann die automatische Installation schon keine neue Datenbank anlegen.:wow:
Also muss ich mir mal etwas Zeit nehmen das ganze in ruhe zu installieren....
an sich ist das bestimmt eine gute Sache

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So, update:
Nach langen Versuchen bin ich nun beim Office Manager gelandet. Das ist der einzige Anbieter wo man mit dem Fujitsu Scansnap ix500 direkt in die Datenbank scannen kann, denn der Scanner kann kein Twain
Die OCR Erkennung ist klasse, egal was ich gesucht habe wurde gefunden.
OK, der Preis für die Software ist mit ca. 200 Euro schon hoch, aber es gibt gute Anleitungen zu vielen Themen

Ich teste mal weiter und schreibe Euch dann mal für was ich mich entscheiden habe.

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Also was soll ich sagen, bisher ist das Programm klasse! Muss mal sehen. 200 € ist ne menge Geld, aber umgekehrt spart man eine Menge Abreit! Einscannen,Schreddern und fertig
Ich berichte weiter!!

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So, update: Das Programm ist klasse!
Ich bin nun als Reseller unterwegs für Office Manager! Zusammen mit dem Fujitsu Scansnap IX 500 läuft das Programm einwandfrei!
Aufkommende Fragen wurden sofort durch den Hersteller beantwortet, und in den nächsten Wochen habe ich den ersten Kundentermin zum Vorstellen des Programms

Wer also mehr Infos haben möchte her damit! Alles was nicht gebraucht wird, wie Kassenzettel, schreiben die man nicht im Original braucht usw. wird sofort eingescannt und wenn der Bedarf da ist abgeheftet oder, wenn nicht benötigt, sofort durch den Schredder gejagt.

Klasse Lösung

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Und gibt es hier was neues? Wie läuft das System?